Privacyverklaring

 

 

01

AVG

 

AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming, inclusief de uitvoeringswet van deze verordening. 

Valkenbosch Maatwerk, met kantoor op Oude Bossche Baan 37, 5268 KS te Helvoirt, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. 

Contactgegevens: www.valkenboschmaatwerk.com - info@valkenboschmaatwerk.nl

Valkenbosch Maatwerk heeft de eisen die de AVG stelt ten aan zien van de persoonsgegevens als volgt verwerkt.

In deze privacyverklaring is Valkenbosch Maatwerk verwerker, wij verrichten immers voor jouw als klant alle administratieve werkzaamheden. De klant is verwerkingsverantwoordelijk, die houdt op basis van de verordening een eigen verantwoordelijkheid. Uiteraard is Valkenbosch Maatwerk ook zelf verwerkingsverantwoordelijke, door de te bepalen werkwijze en software keuze.

 

De AVG met startdatum 25 mei 2018 is van toepassing op iedere verwerking die door ons als verwerker en/of als verwerkingsverantwoordelijke wordt gedaan op basis van de verstrekte opdracht, gegeven door jouw als verantwoordelijke. Deze verordening eindigt op het moment dat wij geen persoonsgegevens meer ontvangen die wij in het kader van de opdracht van jouw verwerken. Onze werkwijze ten aanzien van deze privacyverklaring blijft gelden, ook nadat de overeenkomst en/of opdracht door de klant is geëindigd.

 

Valkenbosch Maatwerk verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in het kader van de overeengekomen opdracht. Gezien de aard van onze beroepspraktijk en de aard en inrichting van de geautomatiseerde omgeving behouden wij ons het recht voor om bijvoorbeeld in het kader van efficiency of in onze beroepspraktijk regelmatig voorkomende werksoorten gegevens langer of uitgebreider te bewaren. De bewaarplicht wordt door Valkenbosch Maatwerk geregeld, tenzij Valkenbosch Maatwerk deze plicht aan opdrachtgever teruggeeft. De verwerking vindt plaats passend bij de verstrekte opdracht, tenzij wij op grond van de wet- of regelgeving verplicht zijn om anders te handelen (bijvoorbeeld bij het maken van een afweging of een melding van een “ongebruikelijke transactie” moet worden gedaan in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)). 

Indien een instructie, naar onze mening, een inbreuk maakt op de AVG stellen wij je daarvan onmiddellijk in kennis.

 

De verwerking vindt plaats onder de verantwoordelijkheid van de klant. Wij hebben geen zeggenschap over het doel en de middelen van de verwerking en nemen geen beslissingen over zaken als het gebruik van persoonsgegevens, de bewaartermijn van de voor jouw verwerkte persoonsgegevens en het verstrekken van persoonsgegevens aan derden. De zeggenschap over de persoonsgegevens berust niet bij ons. Als wij een zelfstandige verplichting mochten hebben op basis van wettelijke voorschriften of de voor accountants geldende gedrags- en beroepsregels met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens, dan leven wij deze verplichtingen na. Een overzicht van deze gedrags- en beroepsregels kun je vinden op de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (www.nba.nl).

 

Je bent wettelijk verplicht de geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy na te leven. In het bijzonder dien je vast te stellen of er sprake is van een rechtmatige grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens. Wij zorgen ervoor dat wij voldoen aan de op ons als verwerker en/of verwerkingsverantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens.

 

Gezien de relatief kleine omvang van de organisatie van Valkenbosch Maatwerk en het belang van goede verdeling van werkzaamheden en waarneming bij ziekte en vakanties is hierbij de hoofdregel dat vastgelegde informatie met betrekking tot de persoonsgegevens alleen voor de eigenaren van Valkenbosch Maatwerk toegankelijk is. 

 

Valkenbosch Maatwerk kan andere verwerkers inschakelen voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die voortvloeien uit de opdracht, bijvoorbeeld als deze verwerkers over specialistische kennis of middelen beschikken waarover wij niet beschikken. Als het inschakelen van andere verwerkers tot gevolg heeft dat deze persoonsgegevens gaan verwerken dan zullen wij die organisaties de verplichtingen uit deze overeenkomst opleggen. 

 

Valkenbosch Maatwerk maakt gebruik van Afas voor het verwerken van de door jouw verstrekte gegevens. 

Voor zover mogelijk verlenen wij je bijstand bij het vervullen van jouw verplichtingen om verzoeken om uitoefening van rechten van betrokkenen af te handelen. Als wij (rechtstreeks) verzoeken ontvangen van betrokkene(n) om uitoefening van hun rechten (bijvoorbeeld inzage, wijziging of verwijdering van persoonsgegevens), dan zenden wij deze verzoeken door naar jouw. Jij handelt deze verzoeken zelf af, waarbij wij je natuurlijk behulpzaam kunnen zijn als wij in het kader van de opdracht toegang hebben tot deze persoonsgegevens. Indien wij zelf verwerkingsverantwoordelijk zijn en persoonsgegevens van je verwerken geldt dat je vergelijkbare rechten op bijvoorbeeld inzage, wijziging of verwijdering van persoonsgegevens hebt. 

 

Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij wij hierover met jouw andere afspraken hebben gemaakt. Deze afspraken leggen wij gezamenlijk schriftelijk vast, of per e-mail.

 

Als wij een verzoek krijgen om persoonsgegevens ter beschikking te stellen dan doen wij dit alleen als het verzoek is gedaan door een daartoe bevoegde instantie. Bovendien beoordelen wij eerst of wij van mening zijn dat het verzoek bindend is, of dat wij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moeten voldoen. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stellen wij je op de hoogte van het verzoek. Wij proberen dat op zodanig korte termijn te doen, dat het voor jouw mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de persoonsgegevens in te stellen. Als wij je op de hoogte mogen stellen dan zullen wij ook met je overleggen over de wijze waarop en welke gegevens wij ter beschikking zullen stellen.

 

Valkenbosch Maatwerk heeft passende beveiligingsmaatregelen genomen en deze gedocumenteerd. Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met alle risico’s, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen. Wij bieden passende waarborgen voor de toepassing van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen. 

 

Als er sprake is van een data-lek dan stellen wij je daarvan op de hoogte. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit data-lek hebben ontdekt, of zo snel mogelijk nadat wij daarover door onze andere verwerkers zijn geïnformeerd. 

 

Wij zullen je daarbij voorzien van de informatie die je redelijkerwijs nodig hebt om een juiste en volledige melding te doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel de betrokkene(n) in het kader van de Meldplicht Datalekken. Wij zenden de melding van onze verwerker aan je door. Ook van de door ons, of onze verwerker, naar aanleiding van het data-lek genomen maatregelen houden wij je op de hoogte.

De melding van datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en (eventueel) betrokkene(n) is altijd je eigen verantwoordelijkheid, indien je verwerkingsverantwoordelijk bent. Het (bij)houden van een register van datalekken is in die situatie ook altijd je eigen verantwoordelijkheid.

Bij veel van de uitgevoerde werkzaamheden is Valkenbosch Maatwerk ook zelf verwerkingsverantwoordelijke. Bij datalekken die volgens onze overwegingen geen ernstige gevolgen hebben voor de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene staat het Valkenbosch Maatwerk vrij af te wijken van de eerdere  beschreven procedure. Bij een dergelijke afwijking is het de verantwoordelijkheid van Valkenbosch Maatwerk een wettelijk verplichte melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens te doen.

 

Valkenbosch Maatwerk houdt de van jouw verkregen persoonsgegevens geheim en verplichten andere verwerkers ook tot geheimhouding. Accountants en boekhouders nemen met betrekking tot de aan hen toevertrouwde persoonsgegevens geheimhouding in acht zoals deze voor accountants geldt op basis de gedrags- en beroepsregels van de NBA.

 

Jij staat er voor in dat de verwerking van persoonsgegevens op basis van de opdracht niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van betrokkene(n). Valkenbosch Maatwerk is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door jouw niet naleven van de privacyverklaring of andere wet- of regelgeving. Je vrijwaart ons ook voor aanspraken van derden op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die derden hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die wij in verband daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure en de kosten van eventuele boetes die aan ons worden opgelegd ten gevolge van jouw handelen.

De in de opdracht en daarbij behorende algemene voorwaarden overeengekomen beperking van onze aansprakelijkheid is van kracht op de verplichtingen zoals opgenomen in deze privacyverklaring, met dien verstande dat een of meerdere schadevorderingen uit hoofde van deze AVG en/of de opdracht nimmer tot overschrijding van de beperking kan leiden.

 

Het is voor jouw en ons, behalve als wij gezamenlijk schriftelijk anders afspreken, niet toegestaan om deze privacyverklaring en de rechten en de plichten die samenhangen met deze privacyverklaring over te dragen aan een ander.

 

Als de opdracht wordt beëindigd dan zullen wij de door jouw aan ons verstrekte persoonsgegevens op jouw verzoek aan je terug overdragen of  vernietigen, tenzij wij op grond van wet- of (beroeps)regelgeving verplicht zijn een kopie van de persoonsgegevens te bewaren. Overdracht zal in de regel in gestructureerde vorm (doorzoekbaar pdf-document) plaatsvinden.

De kosten van het verzamelen en overdragen van persoonsgegevens bij het eindigen van de opdracht zijn voor jouw rekening. Datzelfde geldt voor de kosten van de vernietiging van de persoonsgegevens. Als je daarom vraagt dan geven wij je vooraf een kosteninschatting.

 

Aanvullingen en wijzigingen op deze privacyverklaring zijn alleen geldig als ze op schrift zijn gesteld. Onder schriftelijk worden ook wijzigingen begrepen die per e-mail zijn gecommuniceerd, gevolgd door een akkoord per e-mail van de andere partij.

Een wijziging in de verwerkte persoonsgegevens of in de betrouwbaarheidseisen, de privacyregelgeving of jouw eisen kan aanleiding zijn om deze privacyverklaring aan te vullen of te wijzigen. Indien dit leidt tot significante aanpassingen in de opdracht, of wanneer wij niet kunnen voorzien in een passend niveau van bescherming, kan dit voor ons reden zijn om de opdracht te beëindigen.

 

Op jouw verzoek stellen wij je alle informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van de in de AVG neergelegde verplichtingen aan te tonen. Wij maken audits mogelijk, waaronder inspecties, door jouw of een door jouw gemachtigde controleur en dragen er aan bij. De kosten van dergelijke verzoeken, audits of inspecties zijn voor jouw rekening. Ook eventuele audits bij onze andere verwerkers zijn voor jouw rekening.

Partijen werken desgevraagd samen met de toezichthoudende autoriteit bij het vervullen van haar taken.

Op de AVG is Nederlands recht van toepassing, de Nederlandse rechter is bevoegd kennis te nemen van alle geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met deze overeengekomen privacyverklaring. De AVG is hoger in rang dan andere door ons met jouw gesloten overeenkomsten. Als je algemene voorwaarden gebruikt dan zijn deze niet van toepassing op onze opdracht en deze privacyverklaring. De bepalingen uit deze privacyverklaring gaan boven de overige bepalingen in onze algemene voorwaarden, tenzij expliciet naar een bepaling in de algemene voorwaarden wordt verwezen. Als één of meerdere bepalingen in deze privacyverklaring niet geldig blijken te zijn, dan heeft dit geen gevolgen voor de geldigheid van de andere bepalingen in deze privacyverklaring. Wij treden dan met je in overleg om gezamenlijk een nieuwe bepaling op te stellen. Deze bepaling zal zoveel als mogelijk in de geest zijn van de ongeldige bepaling, maar dan uiteraard zo vormgegeven dat de bepaling wel geldig is.

Mededelingen in het kader van deze privacyverklaring kunnen gedaan worden aan de heer HJ Valk, Valkenbosch Maatwerk. 

© 2014 VALKENBOSCH MAATWERK. OUDE BOSSCHE BAAN 37, 5268 KS HELVOIRT. INFO@VALKENBOSCHMAATWERK.NL